DSI : 4 astuces pour gagner en temps et en efficacité lors de la rédaction de votre cahier des charges

Rédiger un cahier des charges est une démarche incontournable pour la gestion d’un projet informatique. En effet, ce document permet d’établir un cadre précis afin d’éviter toute dérive : dépassement de budget, non-respect des délais, fonctionnalités inadaptées, etc.

Il facilite grandement la mise en place d’un logiciel, dans la mesure où il permet d’exprimer clairement les différents besoins des utilisateurs, mais aussi les attentes de la société et les enjeux inhérents au projet. En outre, le cahier des charges permet de limiter les incompréhensions et les zones de flou qui pourraient compromettre le bon déploiement de l’application.

Par ailleurs, le cahier des charges est un véritable outil de communication, pouvant impliquer l’ensemble des équipes dans le projet, mais aussi de stimuler leur motivation et leur engagement. Des décideurs jusqu’aux opérationnels des différents services de l’entreprise, en passant par les prestataires externes, ce document offre à tous les acteurs d’échanger en utilisant un langage commun.

En définitive, la construction d’un cahier des charges permet d’établir les fondations de votre projet et de garantir son bon déroulement. Le temps et les ressources consacrés à sa conception seront donc largement compensés par les gains de productivité obtenus par la suite.

La réalisation d’un cahier des charges ne peut se faire sans une analyse complète de la situation. Vous devez donc passer en revue vos logiciels actuels, votre architecture technique ou même vos process de travail.

Plus important encore, il est nécessaire d’examiner ces différents éléments avec un esprit critique, afin d’identifier des pistes d’amélioration ou de simplification. Vous devez également vous questionner sur leur pertinence : par exemple, vos logiciels répondent-ils toujours réellement à vos besoins ?

En effet, l’intégration d’un nouveau logiciel n’est pas seulement un changement d’outil : c’est aussi l’occasion de modifier certaines méthodes de travail ou de transformer l’organisation des systèmes d’information pour mieux répondre aux enjeux d’aujourd’hui. Ainsi, vous ne devez pas vous contenter de « calquer » votre mode de fonctionnement actuel pour la rédaction de votre cahier des charges.

Pour éviter tout dépassement du budget ou des délais fixés, il est important que le périmètre fonctionnel du projet informatique soit parfaitement défini en amont et ne soit pas modifié en cours de route. Justement, l’audit de l’existant réalisé précédemment est très utile pour identifier avec précision les process et les besoins des différents métiers.

Reste maintenant à classer ces besoins par catégorie et par ordre de priorité. Cette démarche vous aidera à rédiger votre cahier des charges et facilitera la comparaison des différentes solutions logicielles dans le cadre d’un appel d’offres. En effet, cela vous permettra de vous concentrer sur les points essentiels pour votre entreprise.

De plus, le cadre fonctionnel doit être construit par rapport à vos objectifs. C’est pourquoi il est très utile de concevoir des indicateurs clés de performance, portant par exemple sur la rentabilité ou la productivité. À terme, ces KPI vous serviront à évaluer le succès du projet en les comparant avec les objectifs prévus.

Enfin, s’il est important de définir vos besoins actuels, il est également primordial d’anticiper vos besoins futurs. L’entreprise évolue en permanence, tout comme son secteur d’activité et ses concurrents. D’où l’intérêt d’analyser les grandes tendances de votre marché.

À l’issue de cette démarche, vous devez être en mesure de distinguer :

• Les fonctionnalités incontournables pour mener à bien votre projet et atteindre vos objectifs.
• Les fonctionnalités secondaires, dont vous pouvez vous passer et qui peuvent éventuellement être intégrées plus tard.

La réalisation d’un cahier des charges ne peut pas se cantonner à la direction informatique. En effet, le logiciel s’adresse à un éventail d’utilisateurs beaucoup plus large : ressources humaines, marketing, ventes, contrôle de gestion, etc.

Pour établir un cahier des charges fonctionnel, la DSI doit donc travailler avec les directions métiers afin d’exprimer clairement leurs besoins. Mais cette démarche concerne également la construction d’un cahier des charges technique : ici, le directeur des systèmes d’information est chargé de retranscrire les besoins à l’éditeur pour orienter le développement de l’application.

Quoiqu’il en soit, impliquer les futurs utilisateurs du logiciel permettra, à terme :

• De faciliter son adoption par l’ensemble des collaborateurs.
• De repérer, en amont, les problèmes qui pourraient entraver la mise en œuvre du projet.

Pour exprimer vos besoins fonctionnels et techniques avec un maximum de précision, votre cahier des charges se doit d’être parfaitement exhaustif. Ainsi, vous ne devez pas avoir peur de rédiger un document volumineux et riche en informations.

Attention, toutefois : « exhaustif » ne signifie pas « fourre-tout ». Veillez à lister uniquement les fonctionnalités dont vous avez réellement besoin, en vous appuyant sur le travail d’identification des besoins effectué plus tôt. Ainsi, vous avez la garantie d’obtenir des réponses adaptées à vos attentes de la part des éditeurs que vous allez consulter.

De plus, pour que le résultat final reste compréhensible et lisible, il est important de structurer le cahier des charges en distinguant clairement les différents thèmes abordés. Pour soigner encore plus la forme du document, il peut également être utile d’intégrer des illustrations, des schémas, voire des maquettes.

Pour aider la DSI à rédiger un cahier des charges en bonne et due forme, voici les éléments incontournables à intégrer dans ce document.

Pour pouvoir répondre au mieux à vos attentes, il est important que les éditeurs comprennent bien le contexte dans lequel s’inscrit votre projet. Cette étape consiste à décrire sommairement votre entreprise et son secteur d’activité, mais aussi et surtout à présenter les problématiques que le logiciel doit intégrer.

Ainsi, vos prestataires potentiels pourront mieux appréhender vos besoins et donner du sens au développement du logiciel.

Après avoir résumé le contexte du projet, il convient de présenter vos objectifs. Ces derniers doivent être exprimés clairement et, si possible, quantifiés : par exemple, « augmenter notre taux de clients satisfaits de X % ».

En décrivant précisément vos attentes, les éditeurs consultés pourront vous proposer une offre adaptée pour vous aider à atteindre vos résultats.

Il est toujours utile de présenter l’équipe en charge de la gestion du projet informatique, notamment :

• Le chef de projet.
• L’équipe technique au sein de la DSI.
• Les experts métiers.
• Les utilisateurs désignés comme testeurs.

C’est ici que tout le travail d’analyse de l’existant réalisé en amont portera ses fruits. En effet, cette partie consiste à présenter vos besoins soigneusement classés et hiérarchisés, afin d’expliquer clairement ce que le logiciel doit être capable de faire.

Si vous avez une idée précise de l’application souhaitée, vous pouvez d’ailleurs inclure une maquette conçue par vos soins. Cela permettra de donner aux éditeurs une représentation encore plus détaillée de vos besoins.

N’importe quel projet est soumis à des contraintes budgétaires. Votre cahier des charges doit donc décrire précisément les ressources dont vous disposez, ce qui permettra aux éditeurs de calibrer leur offre pour qu’elle corresponde à votre budget.

Enfin, la gestion d’un projet informatique requiert une planification millimétrée. D’où l’importance d’intégrer un calendrier détaillé dans votre cahier des charges, afin d’obtenir une vision claire et précise de l’état d’avancement du développement du logiciel.

Ici, vous devez jalonner les grandes étapes de votre projet et attribuer à chacune d’entre elles une deadline réaliste. Il est également possible d’ajouter des livrables intermédiaires pour fluidifier la conduite du projet.

Malgré ses avantages indéniables, le cahier des charges est un document long et complexe à rédiger. Pour tirer le meilleur parti de cet outil, il est donc nécessaire de bien préparer le projet en amont, en analysant l’existant et en définissant précisément vos besoins. En impliquant les directions métiers dans sa conception, vous serez également en mesure de proposer un document exhaustif, permettant aux éditeurs de répondre parfaitement à vos attentes.

Vous avez un projet d’intégration de logiciel d’assurance ? Avec Infoelsa, faites le choix d’une solution réellement adaptée à vos problématiques métiers et à vos enjeux de transformation digitale, dans le respect de votre cahier des charges.