Les 6 commandements à prendre en compte avant la refonte de son système d’information

Au moment de vous lancer dans la refonte de votre SI, attention à ne pas aller trop vite : faire définitivement une croix sur votre système d’information actuel peut s’avérer risqué. En effet, il est pertinent de l’évaluer pour identifier ses forces et ses faiblesses. Bien qu’il ne réponde plus à vos attentes, votre SI pourrait bien constituer un « capital de départ » intéressant pour la suite.

D’ailleurs, dans le secteur de l’assurance, il est peu courant de remplacer entièrement le système : l’approche la plus répandue consiste à le moderniser, en s’appuyant sur l’existant plutôt qu’en le supprimant. Concrètement, cela consiste à améliorer l’interopérabilité entre les applications de gestion métier, en reliant plus efficacement les différentes fonctions de l’entreprise. Plus simple à mettre en œuvre, cette solution est aussi bien moins coûteuse que la migration complète vers un nouveau SI.

Dernier aspect à prendre en compte : le système d’information existant, même s’il est amené à être remplacé ou modernisé, doit rester fonctionnel pendant le déploiement du nouveau SI.

Système d’information et stratégie d’entreprise sont étroitement liés. D’ailleurs, la vision stratégique doit constituer le point de départ de votre projet de refonte de SI. Cependant, il est difficile de se projeter dans l’avenir et de définir comment le système d’information peut aider l’entreprise à atteindre ses objectifs stratégiques. Dans ce contexte, il est tentant de tenir compte d’autres facteurs pour guider ce projet : méthodes de travail, compétences, contraintes…

Pourtant, la stratégie doit être le fer de lance de la refonte de votre système d’information et doit vous permettre de déterminer le cheminement à suivre. Faute de quoi, votre futur SI risque de n’être qu’une version légèrement améliorée de l’existant, et non pas un véritable levier de transformation digitale. Une fois ces grandes orientations stratégiques définies, les décisions opérationnelles apparaîtront beaucoup plus naturellement.

La DSI est souvent réduite (à tort) à sa fonction informatique, au point que la refonte d’un système d’information est parfois perçue comme la simple intégration d’un nouvel outil technologique. Une vision erronée qui peut limiter considérablement l’intérêt du nouveau SI pour la compagnie d’assurance.

En effet, le système d’information concerne l’ensemble des directions métiers de l’entreprise, qui ont un usage direct des outils informatiques mis à leur disposition. La direction des systèmes d’information, si elle joue un rôle essentiel de chef de projet, ne doit pas être le seul acteur impliqué.

Dès les premières réflexions sur la refonte du SI, les directions métiers doivent donc être associées à la gestion du projet. Une coopération indispensable pour que le système réponde effectivement aux enjeux stratégiques de la société.

Un projet de refonte de système d’information soulève de nombreux enjeux, c’est pourquoi il est tentant de le planifier jusque dans le moindre détail. Si elle peut sembler raisonnable et prudente, une telle approche possède toutefois un inconvénient : l’investissement des équipes dans le projet risque d’être compromis par cette abondance de détails.

Ainsi, pour établir les fondations de votre futur SI, mieux vaut passer rapidement à l’action et mobiliser les collaborateurs en employant les méthodes agiles. De quoi mettre en place une dynamique positive, avec des résultats à court terme, permettant de franchir plus rapidement les différentes étapes de votre projet de refonte.

Un projet de refonte de système d’information ne doit pas être focalisé uniquement sur les besoins internes de l’entreprise, mais aussi sur les besoins externes liés à la clientèle. Un véritable défi, car les SI des compagnies d’assurance n’ont pas été conçus avec une finalité client  historiquement, il visent plutôt à automatiser des tâches comme les appels de cotisations ou la gestion de sinistre.

Aujourd’hui, plus que jamais, un système d’information doit être ouvert et communicant : d’où l’importance de le moderniser en l’orientant davantage vers le client.

Pour mettre toutes les chances de votre côté, il est recommandé de vous faire accompagner par un tiers dans votre projet de refonte de système d’information. Qu’il s’agisse d’un éditeur, d’une ESN ou d’un consultant, ce prestataire peut vous aider à mettre en place un plan d’action pertinent en fonction de votre stratégie et de vos objectifs, tout en veillant au bon déroulement du projet de A à Z.

Pour ce faire, il s’appuie notamment sur une évaluation du système d’information existant, incluant parfois la création d’une véritable cartographie SI. Il peut ainsi déterminer quelles sont les fonctionnalités les plus pertinentes, que ce soit pour les employés ou pour les clients de l’entreprise, afin d’épurer le système au maximum.

En se basant sur les besoins de la compagnie d’assurance, il peut également améliorer la pertinence des applications métiers, mais aussi leur maintenabilité sur le long terme. Des mises à jour régulières permettent quant à elle de réduire la dette technique accumulée par l’organisation. Enfin, le prestataire garantit la cohérence et la fiabilité des données, dans le cadre de la politique de confidentialité de l’entreprise.

Dans tous les cas, une véritable convergence entre les différentes parties prenantes du projet – éditeur, intégrateur, ESN, etc. — est incontournable pour garantir son succès.