Les API : un critère essentiel pour choisir votre ERP

Indispensables pour le pilotage de l’activité quotidienne des entreprises, les progiciels de gestion intégrés sont de véritables couteaux suisses, qui doivent s’adapter aux besoins et aux contraintes spécifiques de chaque structure. Toutefois, un critère est parfois sous-estimé au moment de choisir un ERP : les API, qui ont pourtant un impact déterminant sur la personnalisation et l’évolutivité de la solution.

De manière générale, les progiciels de gestion intégrés proposent les mêmes fonctionnalités fondamentales, qu’elles concernent les ressources humaines, la finance, la gestion commerciale ou encore la relation client. Toutefois, ce ne sont pas des solutions universelles, à même de répondre à toutes les exigences d’une entreprise, en fonction de son secteur d’activité et de ses spécificités.

La couverture fonctionnelle du logiciel est donc un critère de choix de premier plan, car celle-ci doit correspondre aux besoins actuels et futurs de l’organisation. Dans le cadre d’une stratégie de développement à l’international, par exemple, il faut impérativement s’appuyer sur un outil nativement multilingue et multi-devises. Dans bien des cas, il est aussi préférable d’opter pour un ERP métier, avec des modules spécialement adaptés à l’activité de l’entreprise (par exemple, un logiciel de gestion pour l’assurance).

Cependant, même une solution spécialisée ne peut pas prétendre répondre à toutes les attentes de votre structure. Pour obtenir un service réellement sur mesure, la capacité d’interopérabilité est un élément déterminant. En effet, un ERP doit nécessairement se connecter à d’autres applications et bases de données, que ce soit dans le cloud ou dans un système d’information existant.

Avant de faire un choix, la connectivité du logiciel de gestion avec les systèmes tiers doit être évaluée soigneusement. Pour ce faire, la direction des systèmes d’information (DSI) a tout intérêt à passer en revue toutes les applications qui enverront des données vers l’ERP ou qui consulteront des informations issues de l’ERP.

Idéalement, cet inventaire doit tenir compte des besoins futurs, c’est-à-dire des solutions que l’entreprise est susceptible d’acquérir à l’avenir (et avec lesquelles l’ERP devra s’interconnecter).

Pour répondre à cet enjeu lié à la capacité d’intégration, la plupart des progiciels de gestion intégrés en mode SaaS sont dotés d’interfaces de programmation d’application (API).

Une API (de l’anglais « Application Programming Interface ») est un ensemble d’outils, de règles et de protocoles permettant à des applications de communiquer et d’échanger des données entre elles.

Autrement dit, l’API joue le rôle d’intermédiaire entre plusieurs logiciels, ce qui facilite les interactions et les intégrations entre des systèmes distincts. À la manière d’un interprète, l’interface de programmation d’application permet à deux interlocuteurs de se comprendre et de communiquer, même s’ils ne parlent pas la même langue.

Les API permettent de communiquer (en entrée ou en sortie de l’ERP) avec d’autres logiciels, ce qui a pour effet de décupler les capacités de l’outil, mais aussi d’ouvrir de toutes nouvelles perspectives d’évolution du produit.

En premier lieu, l’intégration d’API permet d’automatiser un certain nombre de tâches, souvent chronophages et répétitives. Il en résulte une diminution des opérations manuelles, et donc moins de temps et d’efforts investis par les collaborateurs.

Parallèlement, l’automatisation de certains flux permet de réduire drastiquement les erreurs liées aux saisies, les oublis ou encore les doublons : des écueils fréquents lorsque de grands ensembles de données sont manipulés « à la main » entre plusieurs logiciels.

En permettant à différents systèmes de communiquer entre eux, les API améliorent la collaboration et l’échange de données au sein de l’entreprise, renforçant ainsi son écosystème numérique. Les utilisateurs peuvent accéder facilement à une grande diversité de services, car les différentes applications sont parfaitement intégrées entre elles. Cela a également un impact positif sur l’expérience utilisateur.

Les API apportent une grande flexibilité, car elles permettent d’ajouter ou de modifier aisément des fonctionnalités. L’ERP peut donc être parfaitement calibré pour répondre aux besoins spécifiques de l’organisation.

Les API facilitent les mises à jour des différents systèmes. En effet, elles permettent d’augmenter la couverture fonctionnelle sans interférer avec le noyau central du logiciel. Elles garantissent également la scalabilité et la montée en charge de l’activité, par exemple en cas d’augmentation de la quantité de données à gérer.

• Un gain de temps et de productivité : grâce à l’automatisation des processus, à la fluidification des échanges de data et à la diminution des erreurs, vous gagnez un temps précieux au quotidien. Vous augmentez également la productivité de vos équipes, qui sont libérées de certaines tâches chronophages.
• Une agilité sans pareil : les API vous apportent la flexibilité dont vous avez besoin pour vous adapter rapidement aux évolutions de vos besoins et de votre marché, car elles permettent de personnaliser facilement votre ERP.
• Un levier pour l’innovation : les interfaces de programmation d’application offrent la possibilité d’exploiter des technologies de pointe et de saisir de nouvelles opportunités pour rester compétitif. Elles favorisent aussi l’innovation en simplifiant l’intégration d’applications tierces et en améliorant la collaboration.
• Une collaboration fluide : un ERP proposant une grande diversité d’API permet de fluidifier les échanges de données, mais aussi les processus de travail. De quoi renforcer la collaboration au sein des équipes et entre les différents services. En outre, l’accès en temps réel à des données précises et actualisées favorise une prise de décision éclairée.

Les possibilités offertes par les API sont quasiment illimitées ! Toutefois, les fonctionnalités de reporting et d’analytique font partie des cas d’usage les plus répandus.

En effet, les API permettent d’automatiser le processus d’extraction des données depuis l’ERP, afin de les analyser dans un outil de business intelligence (BI). De quoi éliminer les risques liés à la saisie manuelle de la data, tout en garantissant que toutes les données nécessaires sont collectées rapidement et avec précision.

Il est également possible de planifier la collecte de données de manière à ce qu’elle se fasse automatiquement et régulièrement. Enfin, l’outil de BI peut être connecté directement à l’ERP, ce qui permet d’effectuer des analyses en temps réel sur la data.

Une autre application fréquente des API dans un ERP est l’intégration avec un logiciel de gestion de la relation client (CRM). En effet, il est possible de synchroniser les données clients entre l’ERP et le CRM pour obtenir une vue d’ensemble cohérente, et ainsi analyser avec précision les interactions avec les clients et prospects.

Vous pouvez, par exemple, consulter facilement l’historique des communications, les transactions, mais aussi les comportements et les préférences des clients. Les API peuvent donc vous aider à améliorer la qualité de service, avec un impact positif sur la satisfaction et la fidélisation client.

Mais les interfaces de programmation ont aussi des applications plus spécifiques. Dans le secteur de l’assurance, par exemple, il est possible de recourir aux API pour automatiser certains contrôles externes, liés à la détection des fraudes ou à la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme (LCB-FT). Il s’agit donc d’un levier de conformité et de sécurité qui peut s’avérer précieux, en particulier dans un secteur soumis à d’importantes contraintes réglementaires.

Si les avantages des API dans un ERP sont évidents, encore faut-il déployer une solution qui vous permettra d’exploiter tous leurs bénéfices.

Pour ce faire, la première étape consiste à identifier les besoins spécifiques de votre entreprise et à déterminer les API capables de répondre à ces exigences. À travers un cahier des charges, vous devez définir clairement les objectifs de l’intégration d’API, identifier les fonctionnalités essentielles et les flux de données critiques.

Par conséquent, votre choix devra se porter sur un ERP assez ouvert et flexible pour répondre aux besoins recensés. Idéalement, le logiciel de gestion doit permettre l’intégration d’API aux protocoles standardisés, qui favorisent l’interopérabilité entre les systèmes. Les API proposées doivent être bien documentées, mais aussi évolutives : un point crucial pour faire face aux besoins futurs et à la potentielle montée en charge de votre activité.

Contrairement à l’acquisition d’un nouveau logiciel, l’intégration via une API nécessite peu de formation (voire pas du tout) pour les utilisateurs, qui bénéficient de nouvelles fonctionnalités tout en restant dans un environnement logiciel familier. Ainsi, les efforts à fournir en termes de conduite du changement sont moindres.

Malgré tout, pour chaque API, il est important de :

• Vérifier l’existence d’une intégration API entre l’ERP et l’application qui vous intéresse.
• Étudier les différents flux de données à mettre en place pour que l’API soit opérationnelle.
• Tester l’intégration au préalable, pour être certain que le processus fonctionne comme prévu.
• Dans un premier temps, déployer l’API auprès d’un nombre limité d’utilisateurs qui pourront tester ses fonctionnalités et suggérer des modifications pertinentes si besoin.

L’utilisation d’API dans un ERP peut vous faire gagner du temps au quotidien et vous apporter une grande flexibilité, tout en facilitant la collaboration… À condition de choisir un outil parfaitement taillé pour votre entreprise, proposant des intégrations répondant à vos attentes spécifiques.

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